薬剤師もビジネスマナーは必須です!

休み中の薬剤師あてに電話があり、不在であることを伝えると「では結構です」と電話が終わった。

翌日の夕方のその薬剤師から「電話があったならちゃんと伝えて!」と怒られてしまった。

そのような経験はありませんか?

電話対応は良くも悪くもその会社の印象を左右する機会です。

薬剤師だからといってビジネスマナーを知らないというのは恥ずかしいですよ。

薬剤師だって社会人なのですから最低限のビジネスマナーは身につけておきましょう。

まず電話のときは必ずメモをとるようにしましょう。

メモは「5W3H」を意識して、

いつ、誰から、誰宛に、どのような内容だったのか、

をしっかりと記録しておくようにしましょう。

特に薬剤に関わる電話であれば名前や規格、日時などはひとつでも間違えると重大なミスに繋がります。

必ず復唱して確認をするようにしましょう。

今回のように電話相手が不在だった場合は「こちらから折り返しお電話しましょうか?」と伺いをたてましょう。

そこで相手が「いえ、こちらから電話します」と返答があった場合は「では、〇〇様からお電話がありましたことを〇〇に申し伝えます」と言いましょう。

そしてメモを担当者に残し、また口頭でも「〇〇さんからお電話がありました」と伝えるようにしましょう。

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指示を待つのではなく自分で考えて行動しよう

電話があった場合、誰からいつ電話があったのかを教えてもらうことで「〇〇の件だな」などと予想がつきます。

すぐに折り返しの電話をすることもできます。

また名前や要件がわかれば折り返しの電話をする時に事前に受け答えできる準備をしてから折り返しの電話ができます。

そして折り返しの時に「お電話をいただいた時に留守にしていて申し訳ございません。」と一言加えるだけできちんと電話があったことを伝えてくれたんだなと信用を感じると思います。

これらのことは電話をしてきた人、電話に出られなかった人のことを考えることで指示以外のことも対応することが大切です。

例えば電話をしてきた相手が担当者が不在のことを伝えた時に困った様子であれば「どのようなご用件でしょうか?もし私で対応可能であれば対応させていただきます」と伝えることであなたの信用、そして会社の信用も上がることになるでしょう。

指示だけのことをするのではなく、どうすれば良いのか、どうすれば相手は助かるのか、を考えることが大切です。

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